Notariële akten digitaal ondertekenen
In België zet de digitalisering zich door, ook in het notariaat. Een notariële akte wordt er steeds ondertekend in het kantoor van de notaris, in aanwezigheid van alle betrokken partijen. Maar hier komt sinds kort een “modernisatie” tot stand. Wat houdt dit precies in?
Het afsluiten van een contract
Vaak denkt men dat men niet eigenhandig kan overgaan tot het opstellen van een geldige overeenkomst en dat men hiertoe steeds de tussenkomst van een notaris of advocaat nodig heeft en dat het bovendien noodzakelijk is om een overeenkomst schriftelijk op te maken op een “officiële” manier, op deftig papier, eventueel gemaakt en ingevuld met de pc. Niets is echter minder waar. Komt u met iemand tot een akkoord en wenst u dit akkoord onmiddellijk te noteren, dan volstaat een gewoon velletje papier; als dit maar gedagtekend en ondertekend wordt door de betrokken partijen. Tekent u met een gewone paraaf, dan is dat contract evenzeer geldig getekend. Onderaan op het einde van de overeenkomst kunt u ook nog de woorden “gelezen en goedgekeurd” vermelden.
Belangrijk is echter dat eens het documentje (het velletje papier) door alle partijen werd ondertekend, zij zich ook allen aan deze overeenkomst moeten houden; eens getekend is iedereen er door gebonden.
Toch naar de notaris?
Het is echter wel zo dat in België voor bepaalde contracten wel de tussenkomst van een notaris noodzakelijk is; zo bijvoorbeeld bij de aan- of verkoop van een woning, een handelspand, een perceel grond, kortom dus voor de aan- of verkoop van onroerende goederen, een leningsovereenkomst, een schenking, …
Nieuw: digitaal ondertekenen
Het persoonlijk paraferen van meerdere bladzijden en ondertekenen van een notariële akte hoeft in België echter sinds kort niet meer altijd te gebeuren. Een nieuwe “Wet houdende bepalingen inzake digitalisering van justitie en diverse bepalingen Ibis” van 27 maart 2024 brengt hier verandering in. De nieuwigheden zijn van toepassing sinds 8 april 2024.
Sindsdien is het mogelijk dat personen handelen met hun eigen notaris en zo samen via een videoconferentie de uiteenzetting van de akte volgen. Daarna kan de ondertekening dan gebeuren via Itsme of via de eID.
Ofwel kunnen alle partijen die bij de akte betrokken zijn, samenkomen bij één notaris en aldaar dan allen de akte digitaal ondertekenen. Deze manier van ondertekening is mogelijk voor bijvoorbeeld een aankoopakte, een schenking en een leningsovereenkomst.
Lukt het niet voor een betrokken partij om elektronisch te ondertekenen, dan kan deze een volmacht geven aan een medewerker van het notariskantoor om de digitale akte te ondertekenen. Of alles kan gewoon afgehandeld worden, zoals vanouds, op papier.
Een kopie bewaren?
Elke betrokken partij krijgt een exemplaar van de afgesloten akte. Dit kan nog steeds een papieren kopie zijn, maar er is sinds enige tijd ook de mogelijkheid om de akte op te nemen in Izimi, de digitale kluis.
Het Belgisch notariaat biedt deze “digitale kluis” aan, voor elke burger. Dit is een kluis waarin u al uw belangrijke documenten kan in opbergen en dit volledig gratis. Van zodra u op Izimi een account aanmaakt, kan u al uw documenten volgens uw eigen patroon ordenen en er in bewaren.
Hoe werkt Izimi?
Izimi is zeer gebruiksvriendelijk. Vooreerst moet u een account aanmaken en daarna kan u alles op een vertrouwelijke manier doen. Alle data worden er veilig in opgeborgen en alleen uzelf hebt toegang tot uw kluis. Dit brengt ook met zich mee dat uw gegevens nooit zullen kunnen gebruikt worden voor commerciële doeleinden en dat ook de overheid geen enkele mogelijkheid heeft om uw documenten te consulteren.
Zoals aangehaald kan alleen u inzage krijgen in uw kluis bij Izimi, maar het is wel mogelijk dat u bepaalde mensen aanduidt waarmee u de inhoud van de kluis wenst te delen (bv. een familielid of uw notaris). Dit gaat echter niet zomaar; u moet er uitdrukkelijk uw toestemming voor geven. Er werd ook een app ontwikkeld waardoor het nog eenvoudiger wordt om met Izimi aan de slag te gaan en u alles via uw gsm kan regelen.
