De Ambassade van het Koninkrijk België in Italië is gevestigd in Rome en omvat een politieke afdeling (bilaterale zaken en multilaterale zaken) en een consulaat-generaal. De jurisdictie waarvoor de ambassade bevoegd is, bevat Italië, Malta, San Marino en de drie in Rome gevestigde agentschappen van de Verenigde Naties (Landbouw- en Voedselorganisatie FAO, Wereldvoedselprogramma WFP en het Internationaal Landbouwontwikkelingsfonds IFAD).

Inhoud van de functie

Je voert je taken uit binnen de politieke, bilaterale afdeling van de Ambassade waar je, in samenwerking met het team en onder de verantwoordelijkheid van je diensthoofd, ondersteuning biedt voor het Belgische Voorzitterschap van de Raad van de Europese Unie (EU) in het rechtsgebied (gedurende de eerste helft van 2024).

Als informatie- en communicatiebeheerder bent u verantwoordelijk voor het voortdurend met alle mogelijke middelen onderzoeken, verzamelen, archiveren, indien nodig vertalen en permanent analyseren van gevonden relevante informatie om de ontwikkelingen op de werkterreinen of interessegebieden van de post te volgen op basis van vastgestelde prioriteiten. In deze hoedanigheid stelt u ook teksten en foto's voor de sociale media van de Ambassade voor, met bijzondere aandacht voor de actualiteit.

Als contactpersoon bent u het aanspreekpunt tussen de medewerkers van de post en bepaalde externe partners (lokale overheden, organisaties, verenigingen, enz.) om deel te nemen aan de actieve uitwisseling van informatie en het netwerk van de post te versterken.

Als adviseur formuleert u adviezen over de specifieke kwesties en situaties waarop u actief zult zijn. U legt de resultaten van uw analyses voor aan uw leidinggevende en geeft hem/haar advies.

Als organisator draag je bij aan e praktische organisatie van vergaderingen, conferenties, seminaries, officiële bezoeken of andere evenementen die verband met het Belgische voorzitterschap van de EU.

Als medewerker op het secretariaat ondersteun je jouw diensthoofd voor dagdagelijkse administratieve taken.

Als vertaler/tolk word je gevraagd interne en externe documenten te vertalen en/of als tolk ondersteuning te bieden tijdens gesprekken met anderstalige sprekers om de activiteiten van de Ambassade te ondersteunen.

Als redacteur stel je teksten en foto's voor voor de sociale media van de ambassade, met bijzondere aandacht voor het Belgische voorzitterschap van de Raad van de EU.

Noodzakelijke competenties

Generische Competenties (gedrag) :

• Teamspriti
• Service geöriënteerd (zowel t.a.v. internen als externen)
• Respectvol
• Betrowubaar
• Zich kunnen aanpassen, flexibiliteit
• Daadkracht om doelstellingen te bereiken
• In staat zijn tot zelf-ontwikkeling

Technische competenties:

• Kennis van de politieke, economische en culturele context van de landen van het rechtsgebied (Italië, Malta, San Marino);
• Kennis van de structuur van de Europese Unie en haar instellingen.
• Kennis van de Belgische structuren en instellingen.
• Goede kennis van IT-tools (Microsoft Word, Excel, Powerpoint, enz.)
• Mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands en het Frans.
• Vloeiend Italiaans, kennis van het Engels is een pluspunt voor de functie.
• Goede schrijfvaardigheid.

Ervaring vereist voor de functie:

• Hoger secundair diploma.

Vaardigheden die een “plus” vormen voor de functie:

• Internationale, politieke of economische ervaring.

Selectieprocedure

De eerste selectiefase zal plaatsvinden op basis van de analyse van CV’s en motivatiebrieven.

De tweede selectiefase zal bestaan uit een schriftelijke test.

De derde fase zal een mondeling interview zijn waarbij de nadruk ligt op de antwoorden van de schriftelijke test, uw profiel en uw motivatie voor de functie.

Elke fase is eliminerend: Na elke test worden alleen succesvolle kandidaten uitgenodigd om de procedure verder te zetten.

Wij bieden

• Een stimulerende job in een internationale en meertalige werkomgeving;
• Een contract voor bepaalde tijd (8 maanden) van 1 februari 2024 tot en met 30 september 2024;
• Een salaris op schaal GS4 – MBO-niveau;
• Extra voordeel: maaltijdcheques;
• Een uurrooster van 35 uur/week.

Hoe solliciteren?

Aanvragen moeten als volgt per e-mail worden ingediend op rome@diplobel.fed.be:

• onderwerp: “Aanvraag Multifunctioneel Administratief Medewerker”.
• Deadline voor het indienen van aanvragen: uiterlijk 20/01/2024 om middernacht.
• Uw aanvraag moet het volgende bevatten:
  • Een CV (volledig);
  • Een motivatiebrief;
  • Mogelijke aanbevelingsbrieven.

Sollicitaties die na de deadline toekomen of onvolledig zijn, worden niet geaccepteerd.

Meer informatie: Rome@diplobel.fed.be , tel. +3963609511